Office 365 / TEAMS

Für die digitale Kommunikation am HGN benutzen wir vorrangig die Plattform Microsoft-TEAMS.

Ansprechpartner: christian.schneider@hgn365.de

Am HGN haben wir das Office 365 – Paket für Bildungseinrichtung eingeführt. Damit erhalten alle Schülerinnen und Schüler, alle Lehrerinnen und Lehrer die Möglichkeit, jederzeit mit einem persönlichen Schulkonto auf eigene Daten zugreifen und diese bearbeiten zu können. Neben den bekannten Programmen wie OneNote, Word, Excel und Powerpoint liefert Office 365 mächtige Tools (=digitale Werkzeuge), die den modernen Unterricht flexibler, effizienter und unter kooperativen Gesichtspunkten leistungsfähiger machen können. Insbesondere die Anwendung Teams ermöglicht Kommunikation, Austausch und Zusammenarbeit auf einer digitalen Ebene.

Die Vormachtstellung von Microsoft im Produktivitätsbereich und das „Heranführen“ von zukünftigen Kunden durch das „kostenlose Bereitstellen“ ist durchaus kritisch zu sehen und sollte den Schüler*innen bewusst gemacht werden. Andererseits verfügt nur ein solches Großunternehmen über die notwendigen Mittel und Ressourcen, funktionierende Werkzeuge dieser Qualität zur Verfügung zu stellen, die als „Industriestandard“ langfristig eingesetzt und weiterentwickelt werden. Unsere Schüler können hier zusätzliches Knowhow und Kompetenzen erwerben – neben den Standard-Office-Programmen machen sie vielfältige Erfahrungen in Bereichen wie „vernetztes digitales Arbeiten“, „digitale Strukturen und Organisationsformen“, „digitale Kommunikation“, „digitale Dateiformate und Dateiablagen“, „digitale Terminplanung“… Vorrangig diese digitalen Arbeitstechniken werden große Bedeutung in ihrem späteren Berufsleben haben.

Video „Online unterrichten mit Microsoft TEAMS“ (Dauer: 12min15s)

Welche personenbezogenen Daten speichern wir in der Cloud?
Dis DSGVO gibt vor, dass insbesondere bei Schülerinnen und Schülern die Speicherung von personenbezogenen Daten im Internet minimiert werden muss. Um Office 365 im Unterricht effektiv nutzen zu können, müssen wir ein Minimum an schülerbezogenen Daten in der Cloud speichern:

  • Vorname und Name für die Erstellung eines Benutzernamens
  • Klasse / Jahrgangsstufe

Damit Nutzer im Bedarfsfall selbstständig ihr Passwort zurücksetzen können, muss eine Handynummer und/oder eine E-Mail-Adresse beim ersten Einloggen hinterlegt werden.

Welche personenbezogenen Daten speichern wir nicht in der Cloud?
Neben den oben genannten Grunddaten werden von schulischer Seite keine weiteren Daten in der Cloud gespeichert. Nicht gespeichert werden zum Beispiel:

  • Geburtstage
  • Adressen
  • Bilder
  • Noten und Zeugnisse

Personenbezogene Daten gehören grundsätzlich nicht in die Microsoft Cloud, weder die eigenen noch die von anderen! Jeder Benutzer hat dafür zu sorgen, dass Sicherheit und Schutz von personenbezogenen Daten nicht durch leichtsinniges, fahrlässiges oder vorsätzliches Handeln gefährdet werden.
Nutzungsvereinbarung „Pädagogisches Netzwerk und Office 365 am HGN“
> Weiterlesen

DSGVO – Erhebung von personenbezogenen Daten (Schüler) [Informationen gemäß Artikel 13 Absatz 1 und 2 sowie Artikel 14 Absatz 1 und 2 DSGVO aufgrund der Erhebung von personenbezogenen Daten] 
> Weiterlesen

Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (VO-DV I)
> Weiterlesen

Office 365 installieren

Office365 – Erste Schritte – Wie funktioniert Anmelden und Installieren?
1. Die Anmeldung am Office365-Protal erfolgt über die Webseite https://portal.office.com
Dort wird die schulische E-Mail-Adresse (vorname.nachname@hgn365.de) eingegeben.
2. Mit dem Kennwort aus den Zugangsdaten wird zunächst bestätigt. Anschließend muss das Kennwort geändert werden. (Sollte eine rot dargestellte Fehlermeldung erscheinen, z.B. das Konto existiert nicht, öffne im Browser einen Tab im Incognito/Privat-Modus und wiederhole den Vorgang ab Punkt 1.)
3. Nach erfolgreicher Anmeldung befindest Du Dich im Office365-Portal. Hier kannst Du bereits arbeiten und alle Werkzeuge nutzen.
4. Wenn Du Office365 auf ein Endgerät installieren möchtest, klicke rechts oben im Office365-Portal auf den Button „Office installieren“ und wähle in dem Dropdown „Office365 Apps“ aus. Du kannst auch „Weitere Installationsoptionen“ auswählen (für erfahrene Benutzer).
5. Befolge die Anweisungen auf dem Bildschirm und führe nach erfolgreichem Download der Installationsdatei (z.B. Setip.Def-de…exe) diese aus.
6. Befolge die weiteren Installationshinweise. Nach erfolgreichem Download und durchgeführter Installation verfügst Du über die zur Office365-Suite zugehörigen Desktop-Applikationen.
7. Installiere anschließend noch die folgende Applikation TEAMS (diese verfügt im Gegensatz zu der Online-Anwendung über zusätzliche Funktionen)
Bei google.de Eingeben „Teams Desktop App“, Download und installieren.
Teams: https://teams.microsoft.com/downloads

TEAMS: Videokonferenzen und Besprechungen

1.) Externe Besprechungsteilnehmer
Mitglieder unserer Schule können Personen außerhalb unserer Organisation zu TEAMS-Besprechungen einladen. Für die externen Besprechungsteilnehmer ist keine Lizenz erforderlich, lediglich eine E-Mail-Adresse. Der Organisator der Besprechung versendet über den TEAMS-Kalender einen Einladungslink. Externe Personen gelangen über diesen Link zunächst in einen digitalen Wartebereich und werden dann vom Organisator für die Besprechung freigeschaltet. Auf dem Gerät der Besprechungsteilnehmer sollte die kostenlose App TEAMS installiert sein. Es funktioniert aber auch ohne Installation im Browser von Microsoft-EDGE oder Google-CHROME.

2.) Externe Gäste
Mitglieder unserer Schule können Personen außerhalb unserer Organisation zu einem bestehenden TEAM als GAST hinzufügen. Externen Gäste benötigen dazu eine eignene Office-365-Lizenz. Der Besitzer des TEAMS versendet über „Team > Mitglied hinzufügen > E-Mail-Adresse“ einen Einladungslink. Externe Gäste gelangen über diesen Link zunächst zu einer Registrierung ihrer E-Mail-Adresse und können dann im entsprechenden Team mitarbeiten.

Bei Fragen oder Probleme:
christian.schneider@hgn365.de
Digitalkoordinator

Benutzung der Schul-iPads
Bitte die folgenden Schritte in der genannten Reihenfolge beachten:

1.) Internetverbindung über WLAN
Zunächst muss eine Internetverbindung über WLAN hergestellt werden. Auch bei einem gesperrten iPad können die WLAN-Einstellungen geöffnet werden durch „schnelles Doppeldrücken auf den Homebutton“ oder „Herunterwischen von der oberen rechten Ecke„. Siehe Video >>> WLAN Verbindung herstellen

2.) Verwaltete Apple-ID: vorname.nachname@hgn365.de / Apple-Passwort
Für die Anmeldung ist eine verwaltete Apple-ID der Schule erforderlich. Der Benutzername hat die Struktur vorname.nachname@hgn365.de. Das persönliche Apple-Passwort wurde durch die Schule mitgeteilt oder kann von jeder Lehrerkraft des HGN über ein iPad-Dienstgerät erstellt/zurückgesetzt werden. Siehe Video >>> Passwort zurücksetzten
Die Passwortzurücksetzung kann auch von Christian Schneider oder Markus Dreier vorgenommen werden.

3.) TEAMS mit Microsoft-Account: vorname.nachname@hgn365.de / Office-Passwort
Die Passwortzurücksetzung kann auch von Christian Schneider oder Markus Dreier vorgenommen werden. Dabei sollte eine private E-Mail-Adresse verwendet werden, weil die Schul-E-Mail-Adresse nach Passwortzurücksetzung nicht mehr geöffnet werden kann.

4.) Abmeldung vom iPad
Die Abmeldung vom iPad erfolgt über Herunterwischen vom oberen Rand.

5.) Unterrichtsmanagement mit CLASSROOM Download PDF

6.) Support
Ansprechpartner für sonstige Probleme ist Christian.Schneider@hgn365.de

TEAMS auf dem Smartphone installieren?
Es empfiehlt sich auch, die App TEAMS aus dem Apple-App-Store (iOS) oder Google-Play-Store (Android) auf dem Smartphone zu installieren, um auch unterwegs Zugriff auf verschiedene Funktionen zu haben. TEAMS kann ganz ohne Laptop nur auf dem Smartphone genutzen werden.

Wie sehen am HGN Benutzernamen (= E-Mail-Adressen) aus?vorname.nachname@hgn365.de
Welche Richtlinie gilt für die Benennung von Teams?
Für jedes Fach/jede Lerngruppe sollte vom Fachlehrer*in ein Team angelegt werden. Bitte unbedingt die folgende Struktur des Teamnamens beachten und einhalten!
SI: Schuljahr-Klasse-Fach oder Thema, zum Beispiel Teamname: 2019/20-5a-Ma oder 2019/20-9c-Projekt Schulfest
SII: Schuljahr-Stufe-Fach und Kursbezeichnung, zum Beispiel Teamname: 2019/20-EF-Ma-Sne oder 2019/20-Q1-Deutsch LK1
Es ist sehr wichtig, dass alle Teamnamen im Schuljahr 2019-2020 beginnen mit: 2019/20-
> Video-Tutorial für die Einrichtung von Teams

Auf welchen Geräten funktioniert Office365?
Die Web-Anwendungen können in jedem Internetbrowser geöffnet und benutzt werden. Das Office-Softwarepaket kann von einem Benutzer auf bis zu 5 PCs und Macs, auf bis zu 5 Tablets (iPad oder Android), sowie bis zu 5 Smartphones (iPhone oder Android) installiert werden. Zur Nutzung auf mobilen Endgeräten können die entsprechenden Apps im Apple-App-Store oder Google-Play-Store heruntergeladen und durch Anmeldung mit dem für Office 365 Education registrierten Microsoft-Benutzerkonto gestartet werden.

Wie richte ich meine E-Mail unter Outlook ein?
1. Nachdem Office 365 (hier Outlook) installiert wurde, öffne Outlook.
2. Beim erstmaligen Öffnen wird Dich Outlook wahrscheinlich zum Einrichten eines E-Mail-Kontos auffordern. Wenn nicht, klicke auf „Datei“ und dort unter „Informationen“ kann ein neues Konto hinzugefügt werden.
3. Im folgenden Fenster wird die schulische E-Mail-Adresse (vorname.nachname@hgn365.com) eingegeben.
4. Im Laufe der Einrichtung wird ein weiteres Fenster geöffnet, in dem die Zugangsdaten durch ein Kennwort autorisiert werden müssen.
5. Der Einrichtungsvorgang wird automatisch fortgesetzt, bestätige und schließe den Vorgang ab.
Servereinstellungen für Microsoft 365 Business
Posteingangsservers (IMAP): outlook.office365.com, Port: 993, Verschlüsselung: TLS
Postausgangsservers (SMTP): smtp.office365.com, Port: 587, Verschlüsselung: STARTTLS
Weiterleitungen sind einstellbar: www.office.com > Outlook (Web-App) > Einstellungen (Zahnrad) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen (Textlink rechts unten) > Weiterleitung…
In welchem Internetbrowsern funktioniert die Anwendung Teams?
Der in Windows10 vorinstallierten Browser „Microsoft Edge“ und auch „Google Chrome“ sollten funktionieren. In „Firefox“ kann es Probleme bei Video-Chat geben. Der „Internet Explorer“ wird nicht mehr unterstützt. in „Safari“ funktioniert TEAMS nicht und die App muss aus dem App-Store heruntergeladen werden.

Wie kann man mit Teams Aufgaben erstellen und Arbeitsergebnisse digital einsammeln?
Im Tab „Aufgaben“ kann man den Lernenden Aufgaben zuweisen. Die Lernenden erhalten dann eine Nachricht und können ihre Lösungsdokumente digital abgeben. Die Lehrperson kann schließlich an einem zentralen Ort die Abgaben der Klasse einsehen und gleich ein Feedback geben oder bewerten. 

Wie kann man OneNote-Notizbücher vom alten Privat-Account zum neuen Schul-Account übertragen?
> OneNote Notizbücher übertragen

Wie arbeitet man mit einem OneNote-Kurznotizbuch?
> Einführung in OneNote

Schulische E-Mail-Adresse einrichten

Wie richte ich meineE-Mail-Adresse unter Outlook ein?
1. Nachdem Office 365 (hier Outlook) installiert wurde, öffne Outlook.
2. Beim erstmaligen Öffnen wird Dich Outlook wahrscheinlich zum Einrichten eines E-Mail-Kontos auffordern. Wenn nicht, klicke auf „Datei“ und dort unter „Informationen“ kann ein neues Konto hinzugefügt werden.
3. Im folgenden Fenster wird die schulische E-Mail-Adresse (vorname.nachname@hgn365.com) eingegeben.
4. Im Laufe der Einrichtung wird ein weiteres Fenster geöffnet, in dem die Zugangsdaten durch ein Kennwort autorisiert werden müssen.
5. Der Einrichtungsvorgang wird automatisch fortgesetzt, bestätige und schließe den Vorgang ab.

Weitere Informationen zu Servereinstellungen für Microsoft 365 Business
Posteingangsservers (IMAP): outlook.office365.com, Port: 993, Verschlüsselung: TLS
Postausgangsservers (SMTP): smtp.office365.com, Port: 587, Verschlüsselung: STARTTLS

Wie nutze ich meine E-Mail-Adresse in einem beliebigen Internetbrowser ohne Installation?
1. www.office.com aufrufen und einloggen.
2. Web-APP Outlook aufrufen.
3. Unter dem Zahnrad-Symbol lassen sich viele Einstellungen für das Postfach vornehmen.

Office 365 Videotutorials


Einrichtung Deiner E-Mail-Adresse vorname.nachname@hgn365.de auf dem Handy (Dauer: 1min15s)

Einrichtung von Lerngruppen in TEAMS (nur für Lehrerkräfte, Dauer: 6min45s)



Einstieg in MS-Teams für Schülerinnen und Schüler:

1. (7:05) Teams aus Schülersicht – Crashkurs MS Teams mathematik.rocks Phil Stangl

2. (1:47) Microsoft Teams – Fotos und Dateien vom Smartphone hochladen  veröffentlicht von Herr Fachlehrer 08.04.2020

3. (1:34) Aufgaben in Teams als Schüler/-in bearbeiten veröffentlicht von Mario Cathomen 15.3.2020

4. (9:06) Aufgaben als Foto abgeben mit Verwendung von OneNote  Crashkurs MS Teams mathematik.rocks Phil Stangl 14.4.2020

5. (3:17) Privater Chat – Crashkurs MS Teams mathematik.rocks Phil Strangl 

6. (7:16) Eigene Videos auf Microsoft STREAM hochladen (nur für unsere Schule sichtbar, oder auch nur für die eigene Lerngruppe)

7.* [Funktioniert nicht immer fehlerfrei] (12:32) Teams meets OneNote, für Lehrer – Aufgaben in OneNote verteilen und digital korrigieren – Crashkurs MS Teams mathematik.rocks Phil Stangl 17.4.2020

Videoschulung TEAMS

Dokumentation von „Teams for Education – QuickGuide“ als PDF

Videoschulung OneNote

Dokumente STREAM

Videoschulung Yammer